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前言1

第一章 信息技术的发展与档案工作1

第一节 计算机的产生与发展1

一、计算机发展简史1

二、计算机的分类、特点及应用6

第二节 网络的产生与发展9

一、计算机网络概述9

二、因特网的由来与发展11

三、因特网的组织管理14

四、因特网在中国15

第三节 办公领域中电子文档产生与管理的社会背景18

一、办公自动化18

二、1999年——中国“政府上网年”21

第四节 生产领域中电子文档产生与管理的社会背景27

一、CAD技术的发展27

二、CAD的特点28

第二章 电子文件概述31

第一节 电子文件的概念31

一、电子文件与电子档案的区别与联系31

二、电子文件的概念33

三、怎样理解“虚拟文件”34

四、电子文件的种类36

第二节 电子文件的特点41

一、信息的非人工直接识读性41

二、对计算机系统的依赖性44

三、信息在载体之间的可转移性——信息的独立与自由46

四、信息存储的高密度性——存储数量的革命48

五、多种信息媒体的集成性——媒体功能的革命49

六、信息的可操作性与可变动性——文件形成与更改的革命50

第三节 电子文档的发展历程及对传统档案工作的影响52

一、历史的必然52

二、电子文档发展历程简述53

三、电子化对档案工作的影响54

第四节 我国电子文档管理的现状57

一、电子文档在我国发展的现状概述57

二、发展中的问题59

第三章 电子文件的收发与管理70

第一节 用Outlook Express发送与接收电子文件72

一、设置电子邮件帐号72

二、使用Outlook Express发送电子公函76

三、使用Outlook Express接收电子公函82

第二节 机密公函的收发86

一、获取数字标识88

二、将联系人的数字标识添加到通讯簿90

三、发送一封机密公函的实例91

四、邮件加密的其他设置94

第三节 电子邮件文件的一般性管理95

一、在邮件文件夹中查找电子公函95

二、按规则管理电子邮件文件95

三、文件夹管理99

四、将邮件存储在邮件服务器上99

五、阻止不想要的电子邮件文件100

六、查看特定的电子邮件文件101

七、磁盘空间整理105

八、管理对话105

第四节 文档部门对电子邮件文件的专业化管理107

一、发达国家电子邮件文件管理研究与实践107

二、正式公文的确认110

三、电子邮件文件的采集114

四、电子邮件文件的保存与处理117

五、电子邮件系统的管理要求121

第四章 电子文件的积累与归档127

第一节 电子文件的积累127

一、电子文件收集积累的范围128

二、电子文件收集积累的要求129

三、电子文件收集积累的方法131

四、电子文件的确认与采集131

五、电子文件的整理136

第二节 电子文件的归档137

一、依法归档137

二、电子文件归档的组织管理139

三、电子文件的归档方式141

四、电子文件的归档范围142

五、电子文件的归档时间与归档前的检测、鉴定143

六、电子文件的归档要求145

七、电子文件的移交146

第三节 电子文件收集实例——南京大学档案馆网上档案信息实时采集系统简介147

第五章 电子档案的保管149

第一节 电子档案保管的历史责任149

一、档案机构对电子档案的保管的历史责任149

二、电子档案保管的双重使命151

第二节 电子档案的信息保护153

一、关于系统升级所带来的电子档案信息保护问题153

二、由电脑病毒侵袭所产生的电子档案信息保护问题156

三、确保电子档案复制过程中的信息安全158

四、电子档案备份的方法158

第三节 电子档案的物质保护162

一、确保电子档案载体的安全162

二、确保电子档案系统环境的安全162

三、电子档案保管的其他要求162

四、电子档案的有效性保证163

第六章 电子档案的利用164

第一节 电子档案利用的方式与特点164

一、电子档案利用的方式164

二、电子档案利用的新特点166

第二节 电子档案利用工作的原则、方法与需要解决的新问题170

一、电子档案利用工作的原则170

二、电子档案利用的统计分析173

三、电子档案利用工作中的新问题175

第三节 电子档案的检索与著录179

一、电子档案的检索179

二、电子档案的著录181

第四节 电子文档的法律效力问题182

一、电子文档真实性和可靠性的理论依据183

二、电子文档作为法律证据的可采性185

三、电子文档作为法律证据的证明力189

第五节 电子档案利用服务实例——南京大学档案馆网上档案服务系统简介191

第七章 数字档案馆的建设195

第一节 电子档案管理的网络化195

一、内部小型局域网阶段195

二、专业化网络阶段197

三、社会化网络阶段198

第二节 数字档案馆的概念与构成199

一、数字档案馆的概念199

二、数字档案馆馆藏建设202

第三节 档案馆网上实践实例204

一、北京市档案馆网络信息管理系统204

二、北京市档案馆对因特网的应用205

第四节 20世纪的中国档案网站207

一、中国档案网站的总体分析207

二、中国档案网站的发展问题210

三、部分中国档案网站的评介212

附：中国档案网站网址213

第八章 电子文档管理过程中的载体选择与技术措施215

第一节 电子文档载体的选择215

一、各类电子文档载体概述215

二、电子文档载体的选择217

第二节 保证电子文档信息安全的技术措施220

一、互联网时代的信息安全220

二、危害电子文档信息安全的因素223

三、保证电子文档信息安全的技术措施227

第三节 电子文档信息的传输230

一、电子文档信息传输的形式230

二、电子文档信息网络传输中的问题232

第九章 电子文档管理的理论建设233

第一节 电子文档管理理论与方法的探索233

第二节 电子文档管理的新理论与新思想236

一、前端控制思想236

二、电子文档时代的来源原则239

三、开放的系统观念241

四、后保管模式244

第十章 国外电子档案工作的发展247

第一节 欧美电子档案工作的发展247

一、文件、档案管理的一体化发展趋势248

二、电子文件管理与电子档案251

三、保护的新领域——电子档案的长期存取257

四、档案保护与信息存取并轨发展的趋势260

五、档案教育的改革与发展262

第二节 澳大利亚档案馆电子档案管理策略265

一、电子文件管理策略制订的背景266

二、电子文件管理策略的主要内容269

三、电子文件的采集要求271

四、电子文件的保存、鉴定与存取273

五、保管电子文件的要求279

附录：《电子文件归档与电子档案管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》及相关表格285